Vous devez prendre votre temps pour répondre à un appel d’offres. Vos compétences, services, produits nécessitent des descriptions claires, précises, concrètes et c’est sans compter les conditions/critères à respecter. Les précautions à prendre sont nombreuses.
Soignez la présentation de votre dossier d’appel d’offres public
Vous souhaitez que votre PME se développe et connaisse une croissance fulgurante. Vous êtes convaincu que les marchés publics sont un moyen d’atteindre cet objectif. Donc, si vous recherchez un appel d’offre public en cours, alors il faut consulter le portail France Marchés lequel propose plus de 20 000 appels d’offres publics issus de toute la Presse Quotidienne, de plus de 1 000 sites d’acheteurs publics, du BOAMP et du JOUE.
Une fois que vous avez sélectionné une offre, vous devez soumissionner. Dans votre dossier, utilisez une mise en page claire avec des titres et sous-titres. N’oubliez pas la table des matières. Paginez tous les documents. Faites des phrases simples qui vont à l’essentiel et, surtout, n’utilisez pas de jargon ou très peu.
Présentez des infographies ou des tableaux pour illustrer vos propos. Relisez attentivement votre dossier pour corriger les fautes d’orthographe ou de grammaire.
Faites appel à un rédacteur/correcteur ou un avocat spécialiste des marchés publics pour la relecture ou la mise en forme.
Respectez les règles de complétion du dossier
Assurez-vous que votre dossier est complet en plus de respecter les conditions de forme de l’appel d’offres. Fournissez tous les documents demandés dans les formats exigés. Remplissez correctement les formulaires. Une omission ou une erreur de forme peut entraîner le rejet de votre candidature, quel que soit le contenu de votre offre. Utilisez une checklist pour vérifier que vous n’avez rien oublié. Le respect des procédures est une des qualités appréciées dans les marchés publics.
Pratiquez un rapport qualité-prix compétitif
Faites une offre financière attractive si cela ne compromet pas la qualité de vos prestations. Justifiez votre grille tarifaire en détaillant les coûts et en expliquant ses avantages pour le donneur d’ordre. Mettez en exergue les économies possibles, les gains d’efficience / d’efficacité ou les améliorations de performance que votre offre apportera. Mentionnez les services additionnels (maintenance, formation, etc.).
Participez aux réunions d’information
Vous y recueillerez des informations importantes qui ne sont pas présentes dans les documents officiels. Durant ces séances, posez des questions pour obtenir des détails ou des précisions. C’est également l’occasion d’éclaircir les points qui vous semblent ambigus. De plus, ces discussions vous aident à mieux comprendre les attentes des auteurs des appels d’offres. Vous peaufinerez votre offre en conséquence. Votre présence laisse une impression positive chez les décideurs. Si des visites sont prévues, n’hésitez pas à vous y rendre.
Abordez la question des garanties et du service après-vente
Détaillez la durée, l’étendue et les conditions d’application de la garantie. Indiquez les délais d’intervention en cas de problème, ce qui est l’occasion de prouver votre réactivité et votre disponibilité. Donnez des précisions sur les ressources humaines et techniques que vous mobilisez dans le « service/support client ».
N’oubliez pas de citer les outils de suivi destiné à l’établissement public. Il peut s’agir d’une plateforme en ligne pour suivre l’avancement du projet, consulter des rapports, ou signaler des problèmes.
Décrivez également le dispositif que vous mettez en place pour gérer les réclamations. Cet accompagnement après la prestation démontre le professionnalisme et la fiabilité de votre PME. Il vous aide, en outre, à faire ressortir une de vos ambitions. Vous souhaitez établir une relation de confiance avec les établissements publics et les collectivités territoriales à l’origine des appels d’offres.
Tenez compte des critères d’évaluation (grille d’évaluation)
Dans les appels d’offres publics, les critères d’évaluation doivent normalement être mentionnés dans les documents officiels, conformément à la réglementation sur les marchés publics. Ces critères permettent aux candidats de comprendre sur quels aspects leur offre sera évaluée.
L’État et les établissements publics peuvent se pencher sur la qualité technique, le prix, les délais, la performance environnementale, etc. Concevez votre dossier de manière à démontrer nettement que votre PME satisfait chaque critère. Par exemple, si un critère porte sur la capacité technique, exposez vos méthodes de travail, énumérez vos outils et votre matériel ainsi que vos expertises.
Cependant, il arrive que ces critères ne soient pas présentés exhaustivement dans l’appel d’offres. Dans ce cas, analysez le cahier des charges. Certes, les critères n’y sont pas explicitement listés. Mais il contient souvent des indices sur ce qu’attendent les établissements publics des candidats.